Conference call etiquette – dos & don’ts

Conference calls, love or hate them. Voor sommigen lijkt het een modewoord komende uit elke manager die wilt opscheppen maar niks is minder waar. Wil je files vermijden, kosten en tijd besparen dan kan een conference call daartoe bijdragen.

Een conference call is niet langer een fenomeen van bedrijven met internationale relaties en teams verspreid over verschillende geografische zones wereldwijd. Ook de Belgische KMO maakt gebruikt van het telefonische vergaderen, al is het maar om een bepaald project even kort te overlopen. Niet alleen omzeilt men de files en bespaart men kostbare tijd, ook het aantal kilometers die men met de bedrijfswagen jaarlijks aflegt en het risico op ongevallen dalen drastisch.

Daarom is ”conference call – etiquette” een belangrijke vaardigheid die de huidige managers zouden moeten beheersen. Hierbij enkele dos & don’ts op een rijtje: 

DO

• Gebruik een geschikt toestel in een rustige kamer/ruimte waar je niet gestoord zal worden.
• Leer hoe je de “mute-knop” en andere technische functionaliteiten van jouw toestel te gebruiken.
• Start de vergadering op het afgesproken tijdstip. “Beloon” het gedrag van laatkomers niet door op hen te wachten. Bij start overloop je de aanwezigen… Go on, get through, people will love you for it!
• Beschouw de conference call als een gewoonlijke meeting! Bekijk op voorhand de agenda, bereid je voor, neem nota’s,…
• Geef elke deelnemer de kans om zich zelf even voor te stellen. Ook zal je de persoon nooit in persoon ontmoeten, is dit belangrijk om je relatie te versterken. Zo krijgt ook de iets timidere persoon minstens de kans om zich kenbaar te maken en iedereen een goede dag te zeggen.
• Wanneer je een vraag stelt, doe dit bij voorkeur naar een specifieke persoon. Zo vermijd je eventuele stiltes en zullen de deelnemers aandachtiger aan het gesprek deelnemen.
• Afhankelijk van het onderwerp, kan je een gastspreker uitnodigen. Laat die persoon enkele woorden zeggen aan het begin van de vergadering. Niemand zal merken dat die persoon na enkele minuten weggeglipt is. Dit zorgt voor extra aandacht bij de deelnemers.
• Sluit de meeting af op een professionele wijze door iedereen voor hun tijd te bedanken.

DON’T

• Maak bij conference calls geen gebruik van mobiele toestellen of andere telefoontoestellen die achtergrondgeluiden opnemen. Wanneer je deelneemt vanuit een “eiland” betekent dit dat de andere deelnemers jouw collega’s kunnen horen. Indien geen andere oplossing: gebruik de MUTE-knop wanneer je niet aan het woord hoeft te zijn.
• Wanneer je van thuis werkt, hou dan extra rekening met bepaalde factoren: blaffende honden zijn uit den boze, spelende kinderen op de achtergrond, de radio die te luid staat.
• Ga er niet vanuit dat iedereen zo maar jouw stem herkent. Vermeldt jouw naam vooraleer je iets wenst te vermelden. Je helpt hierbij degene die nota’s neemt.
• Sta niet toe dat de deelnemers afdwalen van het onderwerp. Zeker wanneer er gecommuniceerd wordt over verschillende tijdzones. Hou er rekening mee dat het voor bepaalde deelnemers laat op de avond kan zijn.
• Zet jouw conferentietoestel niet op wacht. Wees er van bewust dat de andere deelnemers een wachtmuziek zullen horen.
• Begin geen conversatie met iemand die naast jou zit. Blijf bij de les!

EXTRAATJE

• Lederen stoelen zijn absoluut niet aan te raden. Elke beweging maakt een geluid met zich mee dat zich doet denken aan een hongerige maag of…. Geluiden waar de andere personen het raden naar hebben.

Maak zelf de afweging in welke mate een conference call de meest efficiënte manier van communiceren is want een persoonlijke ontmoeting blijft natuurlijk een belangrijke factor bij klantenbinding en teamwork.

HANDIGE TOOLS

Sennheiser headsets met noice-cancelling: bedrade en draadloze modellen. Hou je handen vrij om notities te maken.

Zet een conference-call in 1, 2, 3 op via MyPortal.

Ontdek de gebruiksvriendelijke Unify telefoontoestellen.